Was verwaltet die WEG-Verwaltung?
Die WEG-Verwaltung arbeitet auf Ebene der Wohnungseigentümergemeinschaft. Dort geht es um gemeinschaftliches Eigentum und die Organisation der Gemeinschaft.
Dazu gehören beispielsweise Eigentümerversammlungen, Beschlüsse, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und gemeinschaftliche Gebäudeteile. Die WEG-Verwaltung ist deshalb nicht automatisch Ansprechpartner für die individuellen Aufgaben eines Vermieters gegenüber seinem Mieter.
Was übernimmt die Sondereigentumsverwaltung?
Eine SEV arbeitet für den einzelnen Wohnungseigentümer. Bei einer vermieteten Einheit geht es deshalb vor allem um das Mietverhältnis und die laufende Organisation der Wohnung.
Typische Themen sind Mieterkommunikation, Mieteingangskontrolle, Betriebskostenabrechnung, Reparaturen, Kündigungen und Mieterwechsel.
Wo treffen beide Verwaltungen aufeinander?
Die Zuständigkeiten sind getrennt – echte Vorgänge halten sich aber nicht immer sauber an diese Grenze.
Ein gutes Beispiel ist ein Wasserschaden. Der Mieter sieht zunächst nur das Problem in seiner Wohnung. Erst danach muss geklärt werden, ob die Ursache in der einzelnen Einheit liegt oder ob Gemeinschaftseigentum betroffen ist.
Die SEV nimmt den Vorgang auf und prüft die Zuständigkeit. Liegt die Ursache auf Gemeinschaftsebene, wird die WEG-Verwaltung eingebunden. So bleibt der Mieter nicht zwischen zwei Verwaltungen hängen.
Wer erstellt welche Abrechnung?
Auch bei Abrechnungen werden beide Ebenen häufig verwechselt. Die WEG-Verwaltung erstellt die Abrechnung für die Gemeinschaft beziehungsweise die Eigentumseinheit.
Die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter ist davon zu unterscheiden. Bei einer vermieteten Wohnung müssen die verfügbaren Daten für das konkrete Mietverhältnis aufbereitet werden. Diese Aufgabe kann der Eigentümer seiner SEV übertragen.
Wie sollte die Schnittstelle organisiert sein?
Im Idealfall muss der Eigentümer nicht bei jedem Vorgang selbst zwischen SEV und WEG-Verwaltung vermitteln. Dafür braucht die SEV klare Vollmachten, Kommunikationswege und – soweit erforderlich – passende Zugänge oder Unterlagen.
Wichtig ist aber: Eine externe SEV erhält nicht automatisch Zugriff auf jedes WEG-Portal oder sämtliche Dokumente. Diese Schnittstelle muss beim Onboarding sauber eingerichtet werden.
Häufige Fragen
Wer ist Ansprechpartner für den Mieter?
Für Themen des Mietverhältnisses kann die SEV der zentrale Ansprechpartner sein; Gemeinschaftsthemen werden an die zuständige WEG-Verwaltung weitergegeben.
Wer kümmert sich um Gemeinschaftseigentum?
Die Gemeinschaftsebene beziehungsweise die WEG-Verwaltung.
Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung für den Mieter?
Das kann im Rahmen des Mandats die SEV übernehmen; sie unterscheidet sich von der WEG-Abrechnung.
Kann dieselbe Firma WEG und SEV übernehmen?
Ja, das ist möglich, aber nicht erforderlich. Beide Aufgabenbereiche bleiben voneinander zu unterscheiden.
Fazit: Nicht entweder oder, sondern zwei Ebenen
Die entscheidende Frage lautet nicht ‚WEG-Verwaltung oder SEV?‘, sondern ‚Wer übernimmt welche Ebene?‘.
Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die Gemeinschaft. Die Sondereigentumsverwaltung betreut die einzelne Wohnung und – soweit vereinbart – das Mietverhältnis.
PEREMAX übernimmt die Eigentümer- und Mietverhältnis-Ebene und stimmt notwendige Schnittstellenthemen mit der vorhandenen WEG-Verwaltung ab.